Externalizar el catálogo o contratar un ecommerce manager

Tienes referencias compradas que todavía no están publicadas, fichas a medias, descripciones copiadas del proveedor y traducciones que se quedaron en el idioma principal. Y tienes tres presupuestos encima de la mesa que no se parecen en nada: un ecommerce manager en plantilla, una agencia que lo saque por proyecto, y una persona dedicada al volumen trabajando con tu criterio.

Esta comparación la escribe quien vende la tercera, así que lo único honesto que puede ofrecerte es comparar por criterios y decir claramente cuándo te conviene otra. Los criterios son cuatro: quién decide, qué pasa con el mantenimiento continuo, qué pasa en campaña y qué hace falta para empezar.

Las tres opciones, dichas sin adornos

Ecommerce manager en plantilla. Alguien con criterio propio que decide la estrategia de catálogo, la arquitectura de categorías, el tono de las fichas y los precios, y que además ejecuta. Es la opción con más autoridad y la única que puede decir «no» a una decisión mala.

Agencia por proyecto. Un equipo entra, se pone al día, empuja un bloque grande de trabajo —una migración, quinientas fichas, la traducción de un idioma completo— y se va. Tienes un antes y un después medible, con fecha de entrega.

Persona dedicada al volumen. Alguien a jornada completa que trabaja dentro de tu tienda, con tu tono y tus reglas, haciendo el trabajo que no se acaba nunca. No decide la estrategia: la ejecuta, todas las semanas, con tu criterio.

Contado así parecen tres presupuestos. Se ven distintas en cuanto las cruzas con los cuatro criterios.

Quién decide

Manager en plantilla. Decide él, y eso es exactamente lo que estás comprando. Sabe cuándo una categoría está mal montada, cuándo una descripción del proveedor no vale y cuándo hay que rehacer la taxonomía entera. Ese criterio es caro de conseguir y no se delega.

Agencia. Decide dentro del encargo. Te trae su método, su plantilla de ficha y su forma de nombrar atributos, que suelen ser buenos, y también suelen ser suyos. El día que quieras cambiar una regla a mitad de proyecto, entra en su circuito de cambios.

Persona dedicada. Decides tú y ejecuta ella. Es la opción con menos criterio propio sobre estrategia y la que más lo respeta: si tus reglas de nomenclatura son raras pero son las tuyas, se aplican tal cual. Eso pide algo de ti, y conviene decirlo: alguien tiene que fijar las reglas. Si no hay nadie que lo haga, esta opción rinde mal.

El mantenimiento continuo, que es casi todo el trabajo

Aquí es donde la comparación se decide de verdad, y donde casi nadie mira al pedir presupuesto.

El catálogo de una tienda no es un proyecto: es un caudal. Entran referencias nuevas cada semana, el proveedor cambia medidas, un precio se queda viejo, una foto no corresponde, una talla se descataloga, hay que traducir lo que se publicó ayer. Ese trabajo no es difícil: es interminable. Y por eso sale adelante cuando es el único trabajo de alguien, no cuando es lo que se hace si sobra tiempo.

Manager en plantilla. Aquí está el filo: el trabajo de volumen se le come la agenda. Contratas a alguien por su criterio y acaba dando de alta variantes a las siete de la tarde, porque es lo que más aprieta. Es la forma más cara de hacer trabajo repetitivo, y además desperdicia lo que le hacía valioso.

Agencia por proyecto. Empuja y se va, y el catálogo vuelve a envejecer desde el día siguiente. Al año tienes el mismo problema con un proyecto más en la contabilidad. Se puede contratar mantenimiento continuo, claro, y entonces la conversación ya no es «agencia o persona»: es cuánta continuidad y cuánto control compras con cada una.

Persona dedicada. Es la que está pensada para el caudal: mismo trabajo, todas las semanas, sin que nadie tenga que pedirlo. Es lo que describe la página de gestión de catálogo, y la razón por la que ese puesto se mide por referencias publicadas al mes y por pendientes que quedan, no por proyectos entregados.

Qué pasa en campaña

Manager en plantilla. En campaña es cuando más falta hace su criterio y menos tiempo tiene, porque está resolviendo incidencias. El catálogo se congela: lo que no esté publicado en octubre no se publica.

Agencia. Es su mejor momento. Un pico previsible y acotado —tener quinientas fichas listas para una fecha— es exactamente lo que un equipo grande resuelve bien, moviendo gente al encargo.

Persona dedicada. Llega a la campaña con el catálogo ya al día, que es la diferencia real: no está publicando en noviembre lo que debió publicarse en julio. Si el pico es enorme y corto, el refuerzo por proyecto encaja mejor, y las dos cosas conviven sin problema. En un ecommerce esto rara vez es una elección de todo o nada.

Qué hace falta para empezar

No hablamos de tarifas, sino de lo que tienes que poner tú antes de ver el primer resultado.

Manager en plantilla. Una búsqueda —anuncio, criba, entrevistas, horas de tu equipo—, una incorporación, y el tiempo hasta que conoce tu catálogo. Debajo del bruto hay conceptos que no salen en ninguna nómina y que pagas igual: la cotización de empresa, el portátil, el puesto físico, las horas de selección, los días en que el puesto está cubierto sobre el papel y no en la práctica. Si quieres verlos sumados con tus números, están en el coste real de un empleado.

Agencia. Un briefing bueno y una validación al final. Es la opción con menos carga de arranque para ti, y también la que menos se queda: cuando acaba el proyecto, lo aprendido está en su documentación.

Persona dedicada. Las reglas escritas —nomenclatura, atributos obligatorios, tono de las descripciones, qué se hace con una ficha incompleta—, accesos al back-office antes del día uno y algunas sesiones de formación la primera semana. La selección, el equipo y el seguimiento no los pones tú.

Cuándo el manager en plantilla es la respuesta correcta

Y lo es, con claridad, en tres casos.

Cuando el catálogo es el negocio. Si lo que te diferencia es cómo está construida tu oferta —cómo se agrupa, cómo se nombra, cómo se compara—, eso es estrategia y la estrategia se tiene dentro. No se delega el criterio; se delega el volumen que genera.

Cuando hay que decidir mucho y ejecutar poco. Catálogos cortos con decisiones caras: pocas referencias, precios complejos, condiciones por cliente. Ahí el trabajo repetitivo no llena una jornada y el criterio sí.

Cuando ese puesto va a crecer hacia arriba. Si en dos años quieres a alguien dirigiendo el canal entero, empieza contratando a esa persona. Delegar volumen no construye a tu futuro responsable de ecommerce.

Y hay un patrón que funciona mejor que las tres opciones por separado: un manager en plantilla que decide, con el volumen delegado. Deja de dar de alta variantes por la tarde y empieza a hacer el trabajo por el que lo contrataste.

Cuándo la agencia por proyecto es la respuesta correcta

Cuando hay un bloque con principio y fin: una migración de plataforma, un idioma nuevo entero, una limpieza de catálogo heredado. Si al acabar no queda un caudal semanal, no busques a nadie a jornada completa. También cuando el pico es muy grande y muy corto, o cuando necesitas una especialidad que usarás una vez al año.

Cómo decidir en diez minutos

Tres preguntas sobre tu catálogo, no sobre el modelo:

1. ¿Cuántas horas a la semana de trabajo repetitivo genera, de verdad, ahora mismo?

2. ¿Quién fija las reglas, y las tiene escritas o están en su cabeza?

3. ¿Lo que me falta es criterio, o son manos que lo apliquen?

Si falta criterio, contrata criterio. Si faltan manos, no pagues criterio para que dé de alta fichas. Y si tienes las dos cosas mezcladas en una persona que llega a las siete de la tarde, ya sabes cuál de las dos se está quedando sin hacer.

Si quieres ver cómo se monta la parte de volumen, está en gestión de catálogo: qué hace, qué no hace y qué vas a medir. Media hora de llamada con tu número de referencias pendientes delante, y si no te encajamos te lo decimos en esa misma conversación.